Edge Collections Feature Centraal Beheerd

Microsoft Edge Collections is een functie waarmee gebruikers webpagina's, notities en content kunnen verzamelen in zogenaamde collections en synchroniseren via hun Microsoft-account. Voor bedrijfsomgevingen introduceert dit meerdere risico's op het gebied van gegevensbeheer en privacy. Het belangrijkste risico betreft gegevenslekken: gebruikers kunnen webpagina's met gevoelige bedrijfsinformatie zoals interne portals, vertrouwelijke documenten of concurrentie-informatie verzamelen in Collections die automatisch worden gesynchroniseerd naar hun persoonlijke Microsoft-account in de cloudopslag. Dit betekent dat bedrijfsgegevens de bedrijfsgrenzen verlaten zonder zichtbaarheid of beheer door de IT-afdeling. Daarnaast wordt Collections-data opgeslagen in consumentencloudservices van Microsoft, niet in de bedrijfs-Microsoft 365-tenant. Dit heeft tot gevolg dat er geen bedrijfsbeleid voor gegevensretentie van toepassing is, geen eDiscovery-mogelijkheden beschikbaar zijn, geen bedrijfs-DLP-beleid wordt toegepast en er onduidelijkheid bestaat over de eigendom van de gegevens. In BYOD-scenario's kunnen gebruikers Collections openen via persoonlijke apparaten zoals thuislaptops of telefoons, waardoor bedrijfsgegevens worden verspreid naar onbeheerde eindpunten zonder versleuteling of beveiligingsbeheer. Wanneer een gebruiker zowel een werk- als een persoonlijk Microsoft-account heeft in Edge, kunnen Collections per ongeluk worden gesynchroniseerd naar het verkeerde account, wat gegevenslekken veroorzaakt. Gevoelige data in Collections kan bovendien conflicteren met AVG-vereisten voor gegevenslocatie, waarbij gegevens mogelijk buiten de EU worden opgeslagen, met branchespecifieke compliancevereisten voor financiële of gezondheidsgegevens in consumentenclouds, met bedrijfsbeleid voor gegevensclassificatie waarbij vertrouwelijke gegevens niet mogen worden opgeslagen buiten goedgekeurde opslaglocaties, en met exportcontroleverordeningen voor technische gegevenssynchronisatie. Een praktijkscenario illustreert het probleem: een salesmanager onderzoekt concurrentenwebsites en verzamelt deze in een Edge Collection inclusief interne prijsstrategienotities. Deze Collection wordt gesynchroniseerd naar een persoonlijk Microsoft-account. Wanneer de manager het bedrijf verlaat, behoudt hij toegang tot de Collection met concurrentie-informatie, wat leidt tot een gegevenslek en een compliance-overtreding. Gebruikers kunnen Collections bovendien gebruiken als onofficieel kennismanagementsysteem, waardoor kritieke bedrijfsinformatie buiten bedrijfskennisbases bestaat zonder back-up, versiebeheer of toegangsbeheer.

Implementatie

Deze controle heeft twee mogelijke implementaties. De aanbevolen optie is om Collections volledig uit te schakelen via de registry-waarde EdgeCollectionsEnabled op 0. Dit voorkomt alle Collections-functionaliteit en elimineert het risico op gegevenslekken volledig. Als alternatief kunnen Collections worden beheerd via organisatiebeleid door alleen werkaccounts toe te staan, DLP-beleid te configureren voor detectie van gevoelige content, Collections-gebruik te monitoren via Microsoft 365-compliancehulpmiddelen en gebruikers te informeren over acceptabel gebruik. De technische implementatie gebeurt via de registry-waarde HKLM:\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Edge\EdgeCollectionsEnabled op 0 als DWORD, waardoor Collections volledig wordt uitgeschakeld. Gebruikers zien geen Collections-pictogram in de Edge-werkbalk en kunnen geen nieuwe collections aanmaken. Bestaande collections blijven toegankelijk indien de gebruiker Edge opent met een persoonlijk account op een persoonlijk apparaat, omdat bedrijfsbeleid daar geen effect heeft. Dit beleid geldt alleen voor Edge-instanties op door het bedrijf beheerde apparaten. Gebruikers kunnen Collections nog steeds gebruiken op persoonlijke apparaten met persoonlijke accounts buiten bedrijfsbeheer. Belangrijk om te weten is dat het uitschakelen van Collections geen invloed heeft op favorieten of bladwijzers, de leeslijst als aparte functie, browsergeschiedenis of andere synchronisatiefuncties die afhankelijk zijn van aparte beleidsregels. De impact op gebruikers is laag, omdat Collections een gemaksfunctie is zonder kritieke bedrijfsfunctionaliteit. De meeste gebruikers zijn zich niet bewust van Collections of gebruiken het niet intensief. Als alternatief kunnen gebruikers traditionele bladwijzers of favorieten gebruiken voor het organiseren van webpagina's.

Vereisten

Voor het succesvol implementeren van deze controle zijn verschillende technische en organisatorische vereisten van toepassing. Deze vereisten zorgen ervoor dat de implementatie soepel verloopt en dat gebruikers adequaat worden ondersteund tijdens de overgang naar alternatieve oplossingen.

De primaire technische vereiste betreft de Microsoft Edge-browser versie 79 of hoger, aangezien de Collections-functie is geïntroduceerd in Edge 79. Organisaties moeten ervoor zorgen dat alle bedrijfsapparaten deze minimale versie draaien voordat de controle wordt geïmplementeerd. Voor het besturingssysteem is Windows 10 of Windows 11 vereist, of Windows Server 2019 en later voor serveromgevingen. Deze versies ondersteunen de benodigde Group Policy-objecten en Intune-configuratieprofielen die nodig zijn voor het beheren van Edge-instellingen.

Administratorrechten zijn essentieel voor de implementatie, ongeacht of wordt gekozen voor Group Policy Objects in een on-premises Active Directory-omgeving of voor Microsoft Intune in een cloudgebaseerde beheeromgeving. IT-beheerders moeten beschikken over de juiste rechten om configuratieprofielen aan te maken, te wijzigen en toe te wijzen aan apparaten of gebruikersgroepen. In Intune-omgevingen vereist dit de rol van Intune-beheerder of globale beheerder, terwijl voor GPO-implementaties Domain Admin-rechten of gedelegeerde rechten voor Group Policy Management nodig zijn.

Een cruciale organisatorische vereiste is het hebben van een duidelijk gegevensclassificatiebeleid dat specificeert welke gegevenstypen niet mogen worden gesynchroniseerd naar externe services. Dit beleid vormt de basis voor de beslissing om Collections uit te schakelen en helpt bij het communiceren van de rationale naar gebruikers en management. Het beleid moet onderscheid maken tussen openbare informatie, interne informatie, vertrouwelijke informatie en strikt vertrouwelijke informatie, waarbij voor elke categorie wordt aangegeven welke synchronisatiefuncties zijn toegestaan.

Gebruikersbewustwordingstraining is een belangrijke vereiste om ervoor te zorgen dat medewerkers begrijpen waarom Collections wordt uitgeschakeld en hoe ze alternatieve tools kunnen gebruiken. Deze training moet uitleggen welke risico's Collections met zich meebrengt voor gegevensbeveiliging en privacy, welke goedgekeurde bedrijfsinstrumenten beschikbaar zijn als alternatief, en hoe deze tools effectief kunnen worden gebruikt voor het organiseren van webinhoud, notities en documenten. De training moet praktische voorbeelden bevatten en kan worden aangeboden via verschillende kanalen zoals e-learningmodules, teamvergaderingen of helpdeskdocumentatie. Het is essentieel dat gebruikers begrijpen dat het uitschakelen van Collections niet betekent dat ze hun werk niet meer kunnen uitvoeren, maar dat er betere, veiligere alternatieven beschikbaar zijn die beter aansluiten bij de bedrijfsvereisten voor gegevensbeheer en compliance.

Ten slotte moeten organisaties alternatieve oplossingen aanbieden in de vorm van goedgekeurde bedrijfsinstrumenten voor kennismanagement. Microsoft SharePoint biedt uitgebreide mogelijkheden voor het organiseren en delen van documenten en webinhoud. Microsoft OneNote is ideaal voor het maken van notities en het verzamelen van informatie uit verschillende bronnen. Microsoft Teams biedt samenwerkingsmogelijkheden waarbij inhoud kan worden gedeeld en besproken binnen teams. Deze alternatieven moeten worden gepromoot en gebruikers moeten worden getraind in het effectieve gebruik ervan, zodat de productiviteit niet wordt beïnvloed door het uitschakelen van Collections. Organisaties moeten een duidelijk migratieplan ontwikkelen voor gebruikers die actief Collections gebruikten, waarbij wordt geholpen bij het overzetten van bestaande verzamelingen naar de nieuwe tools. Dit kan worden ondersteund door middel van praktische workshops, stapsgewijze handleidingen en persoonlijke begeleiding voor gebruikers die extra ondersteuning nodig hebben.

Implementatie

De implementatie van deze controle kan worden uitgevoerd via Microsoft Intune voor cloudbeheerde apparaten of via Group Policy Objects voor on-premises Active Directory-omgevingen. Beide methoden zijn effectief, maar de keuze hangt af van de infrastructuur en beheeromgeving van de organisatie.

Voor cloudbeheerde apparaten is implementatie via Microsoft Intune de aanbevolen aanpak. Het proces begint in het Microsoft Intune-beheercentrum waar beheerders navigeren naar Devices en vervolgens naar Configuration profiles. Hier wordt een nieuw profiel aangemaakt met als platform Windows 10 en later. Het profieltype moet worden ingesteld op Templates en vervolgens Administrative Templates. Binnen de beschikbare instellingen wordt gezocht naar Microsoft Edge en specifiek naar de instelling EdgeCollectionsEnabled. Deze instelling wordt geconfigureerd als Uitgeschakeld, wat overeenkomt met de registry-waarde 0. Het profiel wordt vervolgens toegewezen aan alle apparaten of aan specifieke groepen op basis van gegevensgevoeligheid. Na toewijzing kan de naleving worden gemonitord via het Intune Device Configuration-rapportage dashboard, waar de status van elk apparaat wordt weergegeven.

Gebruik PowerShell-script edge-collections-managed.ps1 (functie Invoke-Remediation) – PowerShell script voor geautomatiseerde verificatie en remediatie van Edge Collections status via registry.

Voor on-premises Active Directory-omgevingen met domain-joined apparaten wordt implementatie uitgevoerd via Group Policy Objects. Het proces begint met het downloaden van de nieuwste Edge ADMX-sjablonen van Microsoft, waarbij het belangrijk is dat de versie overeenkomt met de Edge-implementatie in de organisatie. De bestanden msedge.admx en msedge.adml worden gekopieerd naar respectievelijk C:\Windows\PolicyDefinitions en C:\Windows\PolicyDefinitions\nl-NL voor Nederlandse taalondersteuning, of naar de en-US map voor Engelstalige omgevingen. In de Group Policy Management Console wordt een bestaand GPO bewerkt of een nieuw GPO aangemaakt. Onder Computer Configuration en vervolgens Administrative Templates wordt Microsoft Edge geselecteerd. De beleidsregel 'Schakel Collections-functie in' wordt gevonden en ingesteld op Uitgeschakeld. Het GPO wordt gekoppeld aan de juiste organisatie-eenheden die bedrijfsapparaten bevatten. Om ervoor te zorgen dat het beleid direct wordt toegepast, kan op clientapparaten het commando gpupdate /force worden uitgevoerd, of kunnen apparaten opnieuw worden opgestart.

Voor testdoeleinden kan handmatige lokale verificatie worden uitgevoerd om te controleren of de implementatie succesvol is. Dit begint met het openen van de Edge-browser en het controleren of het Collections-pictogram ontbreekt in de werkbalk. Het Collections-pictogram wordt doorgaans weergegeven als een ster- of mapicoon. Vervolgens wordt genavigeerd naar edge://policy waar alle actieve Edge-beleidsregels worden weergegeven. Door te zoeken naar 'EdgeCollectionsEnabled' kan de status worden gecontroleerd. De status moet 'false' tonen of de registry-waarde moet 0 zijn. Als laatste verificatiestap kan worden geprobeerd een collection aan te maken via de sneltoets Ctrl+Shift+Y. Deze actie zou moeten mislukken of niet moeten werken wanneer Collections correct is uitgeschakeld.

Communicatie naar gebruikers is een belangrijk onderdeel van de implementatie. Gebruikers moeten worden geïnformeerd over de wijziging en de redenen daarvoor. Een effectieve communicatieboodschap legt uit dat de Edge Collections-functie is uitgeschakeld om gegevensbeheer en privacycompliance te waarborgen. Gebruikers worden geadviseerd om goedgekeurde bedrijfsinstrumenten te gebruiken voor het organiseren van inhoud: SharePoint voor documenten, OneNote voor notities en Teams voor samenwerking. Het is belangrijk te benadrukken dat favorieten en bladwijzers nog steeds beschikbaar blijven voor het organiseren van webpagina's. Gebruikers die specifieke gebruiksscenario's hadden voor Collections worden aangemoedigd contact op te nemen met de IT-afdeling, die alternatieven kan voorstellen die beter aansluiten bij de behoeften van de organisatie. De communicatie moet proactief zijn en plaatsvinden voordat de wijziging wordt doorgevoerd, zodat gebruikers tijd hebben om zich voor te bereiden en vragen te stellen. Daarnaast moet er een duidelijk kanaal zijn voor feedback en ondersteuning, zodat gebruikers weten waar ze terecht kunnen voor hulp bij de overgang naar alternatieve oplossingen.

Bewaking en Toezicht

Continue bewaking is essentieel om ervoor te zorgen dat de controle effectief blijft en dat alle bedrijfsapparaten compliant zijn met het beleid. Bewaking moet worden uitgevoerd via meerdere kanalen om een volledig beeld te krijgen van de nalevingsstatus en eventuele problemen tijdig te identificeren. Een effectief bewakingsprogramma combineert geautomatiseerde technische controles met periodieke handmatige verificaties en gebruikersfeedback, waardoor organisaties een compleet beeld krijgen van de effectiviteit van het beleid en eventuele verbeterpunten kunnen identificeren.

Gebruik PowerShell-script edge-collections-managed.ps1 (functie Invoke-Monitoring) – Beheert EdgeCollectionsEnabled registry-waarde en beleidsnalevingsstatus.

Voor organisaties die Microsoft Intune gebruiken, biedt het Intune Device Compliance-dashboard uitgebreide mogelijkheden voor het bewaken van Edge-beleidsconfiguratiestatus. Dit dashboard toont per apparaat of het beleid correct is toegepast en of er afwijkingen zijn. Beheerders kunnen rapporten genereren die aangeven welke apparaten compliant zijn en welke aandacht vereisen. Het dashboard biedt ook de mogelijkheid om trends te analyseren over tijd, waardoor beheerders kunnen zien of de naleving verbetert of verslechtert. Daarnaast kunnen waarschuwingen worden geconfigureerd die automatisch worden gegenereerd wanneer apparaten niet-compliant worden, zodat beheerders onmiddellijk kunnen reageren op problemen. Voor on-premises omgevingen kan Group Policy Results worden gebruikt door het commando gpresult /h report.html uit te voeren op clientapparaten. Dit genereert een HTML-rapport dat alle toegepaste Group Policy-instellingen weergeeft, inclusief de status van EdgeCollectionsEnabled die moet zijn ingesteld op Uitgeschakeld. Deze rapporten kunnen worden geautomatiseerd en regelmatig worden gegenereerd om een continue bewaking te waarborgen.

PowerShell-inventory scripts kunnen worden gebruikt om de registry-waarde te controleren over de gehele apparatenvloot. Deze scripts kunnen worden geautomatiseerd en regelmatig worden uitgevoerd om een overzicht te krijgen van de nalevingsstatus. Scripts kunnen worden geconfigureerd om alleen afwijkingen te rapporteren, waardoor beheerders zich kunnen focussen op apparaten die aandacht vereisen. De scripts kunnen worden uitgevoerd via geplande taken of via centrale beheertools zoals System Center Configuration Manager, waardoor een gestandaardiseerde en betrouwbare bewaking wordt gewaarborgd. Gebruikersfeedback bewaking via helpdesktickets kan waardevolle informatie opleveren over de impact van het uitschakelen van Collections. Tickets gerelateerd aan het niet kunnen gebruiken van Collections zijn te verwachten maar zouden minimaal moeten zijn, aangezien Collections geen veelgebruikte functie is. Een toename van dergelijke tickets kan wijzen op een specifiek gebruiksscenario dat niet is afgedekt door de alternatieve oplossingen. In dergelijke gevallen moet de IT-afdeling proactief contact opnemen met de betrokken gebruikers om te begrijpen wat hun behoeften zijn en passende alternatieven te bieden.

Kwartaalbeleidsbeoordelingen zijn belangrijk om te beoordelen of het uitschakelen van Collections nog steeds is afgestemd op de bedrijfsbehoeften. Tijdens deze beoordelingen moeten beheerders evalueren of er nieuwe gebruiksscenario's zijn ontstaan, of alternatieve tools adequaat worden gebruikt, en of er wijzigingen nodig zijn in het beleid. Daarnaast moet de adoptie van alternatieve tools worden bewaakt door het gebruik van SharePoint en OneNote te volgen als vervanging voor Collections. Dit helpt bij het bepalen of gebruikers succesvol zijn overgestapt naar goedgekeurde bedrijfsinstrumenten en of aanvullende training of ondersteuning nodig is. Tijdens deze beoordelingen moeten ook feedbacksessies worden georganiseerd met gebruikers om te begrijpen hoe de overgang is verlopen en of er onverwachte uitdagingen zijn ontstaan. Deze informatie kan worden gebruikt om het beleid en de ondersteuning verder te verbeteren en te zorgen dat de organisatie optimaal profiteert van de beveiligingsvoordelen zonder dat de productiviteit wordt beïnvloed.

Belangrijke compliance-indicatoren moeten regelmatig worden geëvalueerd om de effectiviteit van de controle te meten. Het primaire doel is een beleidsnalevingspercentage van 100 procent voor alle bedrijfsapparaten. Dit betekent dat elk apparaat dat onder bedrijfsbeheer valt, het Collections-uitgeschakelde beleid moet hebben toegepast. Daarnaast moeten er nul Collections-synchronisatiegebeurtenissen zijn naar persoonlijke Microsoft-accounts met bedrijfsgegevens. Gebruikerstevredenheid moet hoog blijven met minimale verstoring, aangezien Collections geen veelgebruikte functie is. Ten slotte moeten er geen gegevenslekincidenten zijn gerelateerd aan Collections-gegevensexfiltratie. Door deze indicatoren regelmatig te bewaken, kunnen organisaties ervoor zorgen dat de controle effectief blijft en dat eventuele problemen tijdig worden geïdentificeerd en opgelost. Deze indicatoren moeten worden gedocumenteerd in periodieke rapporten die worden gedeeld met management en compliance-teams, zodat de effectiviteit van de controle kan worden aangetoond tijdens audits en beoordelingen. Daarnaast kunnen deze metingen worden gebruikt om trends te identificeren en het beleid en de implementatie verder te verbeteren.

Remediatie

Wanneer Edge Collections wordt aangetroffen in een ingeschakelde staat op bedrijfsapparaten, wat wijst op een niet-compliant status, moeten onmiddellijk remediatiestappen worden ondernomen om het risico op gegevenslekken te elimineren. Het remediatieproces moet systematisch worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat het probleem volledig wordt opgelost en niet opnieuw optreedt.

Gebruik PowerShell-script edge-collections-managed.ps1 (functie Invoke-Remediation) – Automatisch uitschakelen van Edge Collections via registry-wijziging.

De eerste stap in het remediatieproces is het onmiddellijk verifiëren van de beleidstoewijzingsscope. Voor Intune-omgevingen moet worden gecontroleerd of het configuratieprofiel correct is toegewezen aan het betreffende apparaat of de gebruikersgroep. Voor Group Policy-omgevingen moet worden geverifieerd of het GPO correct is gekoppeld aan de organisatie-eenheid waarin het apparaat zich bevindt. Als de toewijzing correct lijkt te zijn maar het beleid niet wordt toegepast, kan een geforceerde beleidsvernieuwing worden uitgevoerd. In Intune kan dit worden gedaan door een apparaatsynchronisatie te forceren vanuit het Intune-beheercentrum of door de gebruiker te vragen de bedrijfsportal-app te openen en te synchroniseren. Voor GPO-omgevingen kan op het clientapparaat het commando gpupdate /force worden uitgevoerd met administratorrechten.

Als automatische remediatie niet werkt, kan handmatige remediatie worden uitgevoerd via PowerShell. Het commando Set-ItemProperty kan worden gebruikt om de registry-waarde direct in te stellen. Het volledige commando is: Set-ItemProperty -Path 'HKLM:\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Edge' -Name 'EdgeCollectionsEnabled' -Value 0 -Type DWord -Force. Dit commando moet worden uitgevoerd met administratorrechten en zorgt ervoor dat Collections onmiddellijk wordt uitgeschakeld op het betreffende apparaat. Na het instellen van de registry-waarde moet de Edge-browser volledig worden gesloten en opnieuw worden geopend om ervoor te zorgen dat het beleid effect heeft. Het is belangrijk om alle Edge-instanties te sluiten, inclusief achtergrondprocessen, voordat de browser opnieuw wordt geopend. Dit kan worden gedaan door alle Edge-processen te beëindigen via Taakbeheer of door het commando Get-Process msedge | Stop-Process uit te voeren in PowerShell. Na het opnieuw opstarten van Edge moet worden geverifieerd dat Collections daadwerkelijk is uitgeschakeld en dat het beleid correct wordt toegepast.

Na het uitvoeren van de remediatie moet verificatie worden uitgevoerd om te bevestigen dat Collections correct is uitgeschakeld. Dit kan worden gedaan door te navigeren naar edge://policy in de Edge-browser en te zoeken naar 'EdgeCollectionsEnabled'. De status moet 'false' tonen of de registry-waarde moet 0 zijn. Als aanvullende verificatie kan worden geprobeerd een collection aan te maken via de sneltoets Ctrl+Shift+Y, wat zou moeten mislukken wanneer Collections correct is uitgeschakeld.

Een belangrijk aandachtspunt bij remediatie is dat bestaande Collections-data die al is gesynchroniseerd naar persoonlijke Microsoft-accounts niet op afstand kan worden verwijderd. Als een gebruiker Collections-data heeft in een persoonlijk account, blijft deze toegankelijk via persoonlijke apparaten of accounts, omdat bedrijfsbeleid daar geen effect heeft. Organisaties moeten gebruikers informeren over deze beperking en adviseren om gevoelige bedrijfsinformatie niet langer te gebruiken in persoonlijke Collections. Als gebruikers belangrijke inhoud hadden opgeslagen in Collections, moeten alternatieven worden aangeboden. Deze inhoud kan opnieuw worden aangemaakt in SharePoint of OneNote, waarbij gebruikers worden begeleid bij het migreren van hun informatie naar goedgekeurde bedrijfsinstrumenten. Het is belangrijk dat organisaties een duidelijk proces hebben voor het identificeren van gebruikers die mogelijk gevoelige bedrijfsinformatie hebben opgeslagen in Collections, zodat deze specifiek kunnen worden benaderd en ondersteund bij de migratie. Daarnaast moet worden overwogen om gebruikers te vragen om persoonlijke Collections met bedrijfsinformatie handmatig te verwijderen, hoewel dit niet kan worden afgedwongen.

Gebruikers moeten worden geïnformeerd over het uitschakelen van Collections en de beschikbare alternatieve tools. Deze communicatie moet uitleggen waarom Collections is uitgeschakeld, welke risico's dit voorkomt, en hoe gebruikers effectief kunnen werken met de alternatieve oplossingen zoals SharePoint, OneNote en Teams. Door gebruikers proactief te informeren en te ondersteunen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat de overgang soepel verloopt en dat productiviteit niet wordt beïnvloed. Het is belangrijk dat de communicatie duidelijk en toegankelijk is, met praktische voorbeelden van hoe de alternatieve tools kunnen worden gebruikt om dezelfde taken uit te voeren die voorheen met Collections werden gedaan. Daarnaast moet er continue ondersteuning beschikbaar zijn via de helpdesk of IT-afdeling, zodat gebruikers altijd hulp kunnen krijgen wanneer ze vragen hebben of problemen ondervinden bij het gebruik van de nieuwe tools.

Compliance en Audit

Deze controle draagt significant bij aan de naleving van verschillende gegevensbeheer- en privacyframeworks die van toepassing zijn op Nederlandse overheidsorganisaties en bedrijven. Door Edge Collections uit te schakelen, worden meerdere compliancevereisten ondersteund en worden risico's op schendingen gemitigeerd. Het uitschakelen van Collections is niet alleen een technische beveiligingsmaatregel, maar vormt een fundamenteel onderdeel van een holistische aanpak voor gegevensbescherming en privacycompliance. Organisaties die deze controle implementeren, demonstreren hun commitment aan verantwoord gegevensbeheer en het respecteren van de privacyrechten van individuen en de integriteit van bedrijfsinformatie. Deze maatregel is bijzonder relevant voor organisaties die werken met gevoelige gegevens, waaronder persoonsgegevens, financiële informatie, gezondheidsgegevens en intellectueel eigendom. Door Collections uit te schakelen, voorkomen organisaties dat dergelijke gevoelige informatie onbedoeld wordt blootgesteld aan risico's die gepaard gaan met opslag in consumentencloudservices die niet voldoen aan dezelfde strenge beveiligings- en compliancevereisten als bedrijfscloudservices.

Binnen het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel bekend als GDPR, draagt deze controle bij aan artikel 5 lid 1 onder f, dat betrekking heeft op integriteit en vertrouwelijkheid. Door Collections uit te schakelen, wordt voorkomen dat bedrijfsgegevens ongecontroleerd worden gerepliceerd naar consumentencloudservices, wat de integriteit en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens beschermt. Daarnaast ondersteunt de controle artikel 32 van de AVG, dat vereist dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om persoonsgegevens te beveiligen. Het voorkomen van gegevenslekken door het uitschakelen van Collections is een concrete implementatie van dergelijke beveiligingsmaatregelen. Artikel 32 specificeert dat organisaties maatregelen moeten nemen die geschikt zijn voor het risico, en het uitschakelen van ongecontroleerde gegevenssynchronisatie naar externe services is een passende maatregel voor het mitigeren van risico's op gegevenslekken. Bovendien draagt deze controle bij aan artikel 25 van de AVG, dat betrekking heeft op gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen. Door Collections standaard uit te schakelen, wordt privacy by default geïmplementeerd, wat betekent dat de meest privacyvriendelijke instelling automatisch wordt toegepast zonder dat gebruikers actie hoeven te ondernemen. Voor organisaties die persoonsgegevens verwerken, is het essentieel om te kunnen aantonen dat passende maatregelen zijn genomen om gegevens te beschermen, en het uitschakelen van Collections is een concrete, verifieerbare maatregel die kan worden gedocumenteerd en gepresenteerd tijdens AVG-compliance audits.

Voor Nederlandse overheidsorganisaties is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van groot belang. BIO-controle 13.02 betreft informatie-uitwisseling en vereist dat organisaties controle hebben over gegevens die de organisatiegrenzen verlaten. Door Collections uit te schakelen, wordt voorkomen dat bedrijfsinformatie ongecontroleerd wordt gesynchroniseerd naar externe cloudservices buiten de organisatiegrenzen. Deze controle is essentieel voor overheidsorganisaties die werken met vertrouwelijke of geclassificeerde informatie, waarbij elke ongeautoriseerde gegevensuitwisseling kan leiden tot ernstige beveiligingsincidenten. BIO-controle 18.01 betreft de naleving van wettelijke voorschriften en vereist dat organisaties voldoen aan gegevenslocatievereisten. Door Collections uit te schakelen, wordt voorkomen dat gegevens worden opgeslagen in consumentencloudservices die mogelijk niet voldoen aan Nederlandse of Europese gegevenslocatievereisten. Overheidsorganisaties moeten kunnen garanderen dat gevoelige informatie binnen de Europese Unie blijft en niet wordt blootgesteld aan risico's die gepaard gaan met opslag in datacenters buiten de EU. Het uitschakelen van Collections helpt organisaties te voldoen aan deze vereisten door te voorkomen dat gegevens automatisch worden gesynchroniseerd naar services waarvan de gegevenslocatie niet kan worden gegarandeerd. Daarnaast draagt deze controle bij aan BIO-controle 10.01, dat betrekking heeft op cryptografische maatregelen, door ervoor te zorgen dat gegevens alleen worden opgeslagen in omgevingen waar passende versleutelingsmaatregelen kunnen worden toegepast en gemonitord.

Binnen het ISO 27001-informatiebeveiligingsmanagementsysteem draagt deze controle bij aan controle A.13.2.1, dat betrekking heeft op informatieoverdrachtsbeleid. Door Collections uit te schakelen, worden gegevensoverdrachten beheerd en gecontroleerd, wat overeenkomt met de vereisten voor beheerde gegevensoverdrachten. ISO 27001 vereist dat organisaties een duidelijk beleid hebben voor informatieoverdracht en dat alle gegevensoverdrachten worden gedocumenteerd en gecontroleerd. Het uitschakelen van Collections zorgt ervoor dat gegevensoverdrachten alleen plaatsvinden via goedgekeurde kanalen die voldoen aan het informatieoverdrachtsbeleid van de organisatie. Daarnaast ondersteunt de controle ISO 27001 A.18.1.3, dat betrekking heeft op de bescherming van gegevens. Door het voorkomen van ongeautoriseerde gegevensreplicatie naar externe services, wordt de bescherming van bedrijfsgegevens versterkt. Deze controle draagt ook bij aan ISO 27001 A.8.2.1, dat betrekking heeft op informatieclassificatie, door ervoor te zorgen dat geclassificeerde informatie alleen wordt opgeslagen in omgevingen die geschikt zijn voor het classificatieniveau. Organisaties die ISO 27001-certificering nastreven of behouden, moeten kunnen aantonen dat alle gegevensoverdrachten worden beheerd volgens het informatiebeveiligingsbeleid, en het uitschakelen van Collections is een concrete maatregel die bijdraagt aan deze compliance. Tijdens ISO 27001-audits kunnen organisaties deze controle presenteren als bewijs van hun commitment aan gecontroleerde gegevensoverdracht en informatiebescherming.

De NIS2-richtlijn, die in Nederland is geïmplementeerd via de Wet beveiliging netwerk- en informatiesystemen, vereist in artikel 21 dat passende cybersecurity-maatregelen worden genomen om gegevensverlies te voorkomen. Het uitschakelen van Collections is een concrete maatregel die voorkomt dat bedrijfsgegevens verloren gaan of worden geëxporteerd naar onbeheerde cloudservices. NIS2 is van toepassing op essentiële en belangrijke entiteiten in verschillende sectoren, waaronder energie, transport, gezondheidszorg, financiële dienstverlening en digitale infrastructuur. Voor deze organisaties is het essentieel om te kunnen aantonen dat passende maatregelen zijn genomen om gegevensverlies te voorkomen en dat gegevensoverdrachten worden beheerd en gecontroleerd. Het uitschakelen van Collections draagt direct bij aan deze vereisten door te voorkomen dat gevoelige bedrijfsinformatie onbedoeld wordt geëxporteerd naar externe services. Daarnaast ondersteunt deze controle bedrijfsbeleid voor gegevensclassificatie, dat doorgaans vereist dat vertrouwelijke gegevens niet worden opgeslagen in consumentenservices. Door Collections uit te schakelen, wordt ervoor gezorgd dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie alleen wordt opgeslagen in goedgekeurde bedrijfsopslaglocaties die voldoen aan de vereisten voor gegevensclassificatie en beveiliging. Organisaties die onder NIS2 vallen, moeten regelmatig rapporteren over hun cybersecurity-maatregelen aan de Autoriteit Consument en Markt (ACM), en het uitschakelen van Collections kan worden opgenomen in deze rapportages als een concrete maatregel voor het voorkomen van gegevensverlies. Het niet implementeren van dergelijke maatregelen kan leiden tot handhavingsacties door de ACM, inclusief boetes en andere sancties.

Voor auditdoeleinden moeten organisaties uitgebreide documentatie bijhouden die aantoont dat de controle correct is geïmplementeerd en wordt beheerd. Deze documentatie moet de configuratie-instellingen bevatten die zijn toegepast, de apparaten waarop het beleid actief is, en de resultaten van regelmatige verificatiecontroles. Tijdens compliance-audits kunnen auditors vragen om bewijs dat Collections daadwerkelijk is uitgeschakeld op alle bedrijfsapparaten, en organisaties moeten in staat zijn om dit te leveren via Intune-rapportages, Group Policy-resultaten of PowerShell-inventarisatiescripts. Daarnaast moet de documentatie aantonen dat gebruikers adequaat zijn geïnformeerd over het uitschakelen van Collections en dat alternatieve tools beschikbaar zijn en worden gebruikt. Deze documentatie is essentieel voor het succesvol doorstaan van compliance-audits en voor het aantonen van due diligence bij beveiligingsincidenten. Organisaties moeten ook kunnen aantonen dat de controle regelmatig wordt gemonitord en dat eventuele afwijkingen tijdig worden geïdentificeerd en gecorrigeerd. Dit omvat het bijhouden van compliance-rapportages, het documenteren van remediatie-acties, en het registreren van wijzigingen in het beleid of de configuratie. Door uitgebreide auditdocumentatie bij te houden, kunnen organisaties niet alleen voldoen aan compliancevereisten, maar ook hun commitment aan informatiebeveiliging en privacybescherming demonstreren aan stakeholders, klanten en regelgevende instanties.

Compliance & Frameworks

• BIO: 13.02.01, 18.01.01 - Informatie-uitwisseling en compliance met wettelijke voorschriften
• ISO 27001:2022: A.13.2.1, A.18.1.3 - Informatieoverdrachtsbeleid en gegevensbescherming
• NIS2: Artikel - Maatregelen ter voorkoming van gegevensverlies

Automation

Gebruik het onderstaande PowerShell script om deze security control te monitoren en te implementeren. Het script bevat functies voor zowel monitoring (-Monitoring) als remediation (-Remediation).

Risico zonder implementatie

Management Samenvatting

Schakel de Edge Collections-functie uit om gegevenslekken naar persoonlijke Microsoft-accounts te voorkomen. Collections synchroniseert bedrijfsinformatie naar consumentenclouds buiten bedrijfsbeheer. Gebruikers kunnen alternatieven gebruiken zoals SharePoint, OneNote en Teams voor het organiseren van content. Voldoet aan AVG, BIO 13.02, ISO 27001 A.13.2.1 en NIS2. Implementatie: 1-3 uur. Minimale impact op gebruikers. Aanbevolen voor alle organisaties met gegevensclassificatiebeleid.

• Implementatietijd: 3 uur
• FTE required: 0.02 FTE